1.項目概述
中國太平保險集團有限責任公司（以下簡稱“中國太平”），是我國唯一家管理總部設在香港的中管金融保險集團。太平人壽保險有限公司（以下簡稱“太平人壽”）隸屬于中國太平，是國內中大型壽險企業之一。公司總部設在上海，截至2018年底，注冊資本100.3億元，總資產逾4600億元，期末有效保險金額超過155000億元。服務網絡基本覆蓋全國，已開設37家分公司和1100余家三、四級機構，累計服務客戶總量超過4800萬人次，向客戶支付理賠款和生存金總額近千億元。憑借穩健的財務表現，公司連續四年獲得惠譽國際“A+”（強勁）財務實力評級。
檔案是公司資產的重要組成部分，具有重要的憑證和參考價值，是公司在信息時代賴以生存和發展的核心數據資產。隨著信息技術的廣泛應用，一方面太平人壽形成了大量待納入檔案管理范疇的新型數據和信息形態；另一方面太平人壽對檔案管理工作日益重視，對檔案工作提出了更加高效的要求。因此，充分有效地管理和利用檔案信息資源成了太平人壽檔案管理工作的難點和重點。
2016年,國家檔案局在《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確提出“檔案管理信息化”發展目標，即“全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化；創新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現代化水平明顯提升。”在中國太平信息化建設戰略和共享太平發展理念指引下，建設數字檔案室是太平人壽面對檔案數字化轉型的必然選擇。
2018年4月，國家檔案局辦公室正式下發《關于確定企業數字檔案館（室）建設試點單位的通知》（檔辦函〔2018〕94號），在中國太平集團辦公廳的指導和幫助下，太平人壽順利獲得本次企業數字檔案館（室）建設試點單位資格，是本次試點單位中唯一的保險企業。
2.項目目標
按照《企業數字檔案館（室）建設指南》要求，通過建立健全檔案管理制度，完善電子檔案管理系統功能，同步實施紙質檔案數字化和電子文件歸檔管理，強化基礎設施建設、數字檔案資源建設、安全保障體系建設等工作，用信息化手段完成太平人壽檔案全流程數字化管理，實現企業檔案工作的提質增效和數字化轉型升級，從而通過國家檔案局試點項目驗收為契機，持續打造“共享太平”檔案信息平臺，為公司業務發展提供有力的支撐。
3.系統部署架構
部署架構圖
4.建設成果
按照國家檔案局《企業數字檔案館（室）建設指南》要求，結合太平人壽實際，采購東方飛揚公司成熟的檔案管理系統軟件，進行了必要的系統開發和功能完善。
4.1.2電子文件歸檔接口平臺
根據太平人壽檔案管理實際和業務系統歸檔需求，開展電子檔案管理系統與業務系統的接口建設，各業務系統將需要歸檔的電子文件和元數據根據歸檔頻率定時傳送給電子檔案管理系統接口平臺，接口平臺根據各業務系統約定的歸檔規范對歸檔數據進行四性校驗，并將校驗結果反饋到對應的業務系統。對于校驗通過的歸檔數據，接口平臺寫入電子檔案管理系統收集整理中心對應的業務文件庫；對于未能通過校驗的數據，接口平臺將把檢測出的不符合約定規范的數據以日志形式發送給相關的業務系統管理員，直至業務系統數據符合規范后完成相關歸檔操作。
4.1.3四性檢測工具
根據《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70-2018），結合太平人壽實際開發四性檢測工具，針對實現歸檔電子文件的各個業務系統，在歸檔環節、移交與接收環節和長期保存環節實現電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性的全面檢測。
4.2紙質檔案數字化
由太平人壽總公司辦公室利用檔案服務外包形式開展一定數量紙質檔案數字化工作，存量檔案數字化率達到70%以上。同時電子檔案管理系統計劃通過接口建設對接對接核心業務系統、OA系統、不動產管理信息系統、采購平臺，同步歸檔業務系統中的電子文件和紙質檔案掃描件，從而實現存量檔案的數字化，增量檔案的電子化。
4.3電子文件歸檔
實現核心業務系統、OA系統、不動產管理信息系統以及采購平臺四個業務系統電子文件的歸檔。歸檔周期可根據業務系統實際情況進行設定或調解，歸檔接口、文件存儲格式符合企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點和企業數字檔案館（室）建設試點要求，歸檔流程可控并在歸檔過程實現四性檢測。
4.4安全保密建設
通過采用適宜的安全保障技術方法、配備必要的硬件、軟件設施，健全電子檔案安全管理制度體系建設，確保數字檔案室數據的安全和網絡安全，逐步建設異地異質災備體系，不斷優化檔案資源安全保障體系。
4.5標準規范體系建設
根據太平人壽檔案管理實際，并參照國家檔案局相關標準規范，修訂完善公司檔案管理辦法、電子檔案管理實施細則、文書檔案整理細則、特殊載體檔案整理細則、業務檔案管理實施細則等檔案工作制度或細則，制定適用于公司數字檔案室建設所需的標準規范，以符合國家檔案局試點驗收的標準。
4.6專題數據庫
在太平人壽現有數字檔案資源基礎上，通過分析、篩選、整合信息資源，建立公司檔案專題資料庫，內容涵蓋公司檔案管理制度，檔案宣傳月集錦，大事記等，便于領導和公司員工的瀏覽查詢。
5.試點驗收通過材料
企業數字檔案館（室）建設試點通過驗收企業名單（第一批）